12.10.2006

Система разработки баз данных Access 2003

Общие сведения о системе разработки баз данных Access.

1. Общие сведения

Запуск  системы ACCESS  производится после   загрузки операционной системы WINDOWS-98 двойным   щелчком  по пиктограмме “MICROSOFT ACCESS” или с помощью раскрывающихся окон  меню WINDOWS  XP.

Перед началом  работы в системе ACCESS необходимо  вывести на экран панели инструментов База  данных  и Таблица в режиме таблицы.  Для вывода этих  панелей нужно подать команду Вид/Панели  инструментов.

2. Создание баз данных

2.1 Создайте файл базы данных с именем proba.mdb. Для этого подайте команду Файл/Создать. В появившемся окне «Создание базы данных» введите полное имя файла (расширение присваивается автоматически) и нажмите <ОК>.

2.2   В окне “proba: База данных” выберите режим “Таблица” и нажмите кнопку <Создать>. В появшемся окне”Создание таблицы” выберите режим “Новая таблица”.

2.3   Заполните таблицу следующими данными:

Имя поля

Тип данных

Описание

Фамилия

Текстовый

 

Должность

Текстовый

 

Год рождения

Числовой

 

оклад

Денежный

 

Примечания:

  1. Графу «Описание» можно не заполнять.
  2. В графе «Свойства поля» устанавливаются необходимые значения полей.

Нажмите кнопку в верхнем левом углу окна «Таблица1: Таблица» и подайте команду Закрыть . На вопрос «Сохранить изменения…?» ответьте «Да». Введите имя таблицы и нажмите кнопку <ОК>. На вопрос “Создать ключевое поле сейчас?” ответьте “Да” .

2.4.  Заполните базу данных конкретными данными.

Для этого в окне “proba: База данных» нажмите кнопку <Открыть> и последовательно заполните таблицу следующими данными:

код

фамилия

должность

Год рождения

Оклад

1

Иванов И.И.

Директор

1954

2000

2

Петров П.П.

Гл_бухгалтер

1960

1500

3

Сидоров С.С.

Зам_директора

1958

1400

4

Васильев В.В.

Ст_экономист

1965

1200

5

Иванов А.А.

Референт

1960

1000

6

Петров А.В.

комендант

1960

700

Примечание: Ширину столбца можно изменить, поместив курсор в заголовке таблицы на границу между 2 столбцами.

Нажмите кнопку [=] в левом верхнем углу окна и подайте команду Закрыть.

2.5. Для просмотра и корректировки созданной базы данных в окне “proba: База данных» нажмите кнопку «Открыть». В пустую нижнюю строку введите новую запись. Например:

7

Алексеев А. И.

вахтер

1936

300

Нажмите кнопку "?" и подайте команду Закрыть.

2.6. Уничтожьте одну из записей в базе данных. Для этого в окне «proba:База данных» нажмите кнопку «О ткрыть», выберите нужную строку и выделите ее, указав на начало этой строки курсором мыши. Далее нажмите клавишу (Delete) и подтвердите намерение кнопкой «Да».

2.7. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями и щелкните по кнопке «А/Я  «.

2.8.  Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Выделите нужный столбец их подайте команду Записи/ По возрастанию (или по убыванию).

Нажмите кнопку (=) и подайте команду Закрыть.

2.9. Измените структуру базы данных. В окне» proba: База данных» выберите режим « Таблица» и нажмите клавишу (Конструктор). Вставьте пустую строку после строки «Должность».

Для этого выделите строку «Год рождения» и подайте команду Вставка/Поле. Введите запись: Телефон, текстовый. Нажмите кнопку (=) и подайте команду Закрыть. На вопрос «Сохранить?» ответьте «Да».

2.10. Откройте базу данных. Введите номера телефонов в соответствующий столбец. Если номера телефонов отличаются незначительно, можно использовать команды Правка/Копировать и Правка/ Вставить.

В результате таблица базы данных приобретет следующий вид.(табл. 4.3.)

Код

Фамилия

Должность

Телефон

Год рождения             

Оклад

1

Иванов И. И.

Директор

458-07-01

1954

2000

2

Петров П.П.

Гл. бухгалтер

458-07-02

1960

1500

3

Сидоров С.С

Зам. Директора

458-07-03

1958

1400

4

Васильев В.В

Ст. экономист

458-07-04

1965

1200

5

Иванов А.А.

Референт

458-07-05

1960

1000

6

Петров А.В.

комендант

458-07-06

1960

700

Нажмите кнопку < = > и подайте команду Закрыть. На вопрос “Сохранить” ответьте “Да”

2.11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку ( например, по фамилиии ). Откройте таблицу базы данных. Выделите столбец с фамилиями. Подайте команду Правка/Найти. Появившееся окно “Поиск” в поле Фамилия опустите за заголовок вниз так, чтобы была видна таблица базы данных. Введите образец для поиска (например, Иванов). Установите условие совпадения (например, поля целиком).

Нажмите кнопку <Найти>. В таблице базы данных выделится фамилия «Иванов И.И.». Нажмите кнопку <Найти далее >. В таблице базы данных выделится фамилия “Иванов А.А.”. Нажмите кнопку <Закрыть>.

2.12. Произведите поиск данных с помощью  фильтра . В окне <Таблица> подайте команду  Записи/Фильтр/Изменить фильтр.

     Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. В нижней части появившегося окна выделится поле “ Должность”, нажмите кнопку <C> и выберите слово  “гл_бухгалтер”. Подайте команду Запись/Применить фильтр. В результате на экране появится часть таблицы , содержащая искомые данные:. Для отказа от фильтра выполните команду Записи/Применить фильтр.

     Нажмите кнопку  < = >  и подайте команду  Закрыть.

3. Создание запросов

Главное отличие запроса от поиска состоит в том, что запросы можно сохранять в базе данных и  использовать многократно.

А. Создание запроса 1

3.1. Выведите на экран окно «proba: База данных». Выберите режим  “Запросы”  и нажмите кнопку <OK>

3.2. В появившемся окне «Добавление таблицы» выберите раздел  “Таблица1”, нажмите кнопку <Добавить> и затем кнопку <?>.

3.3. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую таблицу базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников . Тогда нужно ввести в нижней части окна “Запрос на выборку “ в 1-ю колонку строки “Поле” cлово  “Фамилия”, а во 2-ю колонку-слова “Год рождения”. Для этого нужно нажать кнопку <    >, а затем выбрать нужное поле. На панели инструментов нажмите кнопку <Построить>,обозначенную символом “?”.

3.4. В окне “Построитель выражений” переведите курсор на строку с символом “+ Таблица” и нажмите кнопку <OK>. Окно исчезнет.

3.5. Подайте команду Запрос/Запуск. В результате появится окно «Запрос на выборку», содержащее таблицу с запрашиваемыми данными.

3.6. Нажмите кнопку <=> и подайте команду Закрыть. На вопрос “Сохранить?” ответьте “Да” и нажмите кнопку <OK>.

Б. Создание Запроса 2

3.7. Выполните пункты 4.3.1. и 4.3.2.

3.8. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех  сотрудников, которые родились позже 1950г. и получают оклад менее 4000тыс. руб.

3.9.Введите в нижней части окна в 1-ю колонку строки “Поле”  слово “Фамилия”.

3.10. Введите во 2-ю колонку в строку  “Поле” слова “Год рождения”. В строку  “Условия отбора”- условие  “>1950”.

3.11.  Введите в 3-ю колонку в строку “Поле” слово “Оклад” , а в строку “Условия  отбора” – условие “<4000”.

3.12.  На панели инструментов нажмите кнопку <Построить>, обозначенную символом “?”.

3.13.  В окне  “Построитель выражений”  переведите курсор на строку с символом  “+Таблица” и  нажмите кнопку <OK>. Окно исчезнет.

3.14.  Подайте команду Запрос/ Запуск .В результате появляется окно «Запрос на выборку», содержащее таблицу с запрашиваемыми данными.

3.15.  Нажмите кнопку < = > и подайте команду  Закрыть. На вопрос  “Сохранить?” ответьте “Да”  и нажмите кнопку <OK>.

4. Разработка форм

А. Создание Формы 1

4.1. Пусть потребуется  вывести на экран данные, содержащиеся  в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по  форме “ В один столбец”. В окне «proba: База данных» выберите режим “Форма”  и  нажмите кнопку <Создать>.

4.2.  В окне <Новая форма> с помощью кнопки <С> выведите строку “ Таблица 1”.

4.3. В окне <Новая форма> выберите строку “ Мастер форм”и нажмите кнопку <ОК>.

4.4. В окне <создание формы>  выбирайте необходимые поля и нажимайте кнопку “>». Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку <Далее>.

4.5. Выбирите внешний вид формы « в один столбец» и нажмите кнопку <Далее>.

4.6. Выбирите стиль формы. Например, «Глобус», нажмите кнопку <Далее>.

4.7. Введите заголовок создаваемой формы . Например « Список сотрудников» . Нажмите кнопку <Готово> . На экране появится окно с данными по выбранной форме. Для перелистывания данных следует использовать кнопки  < ?    > и <    > в поле «Запись».

4.8. Нажмите кнопку < = >  и подайте команду Закрыть. На вопрос «Сохранить?» ответьте «Да» и нажмите кнопку <ОК>.

Форма может  использоваться и для ввода новых записей в таблицу.

Б Создание формы 2

4.9. Пусть требуется вывести данные, содержащиеся в заполненной базе данных сразу для всех сотрудников по табличной форме. В окне «proba: База данных» выберите режим «Форма» и нажмите кнопку <Создать>.

4.10. Выполните пункты  4.2. и 4.3.

4.11. В появившемся окне  выбирайте необходимые поля и нажимайте кнопку «>». Например,  можно выбрать поля: фамилия, должность, телефон, оклад. Нажмите кнопку <Далее> .

4.12. Выберите внешний вид формы «Табличный» и нажмите кнопку <Далее>.

4.13. Выполните пункты 4.6., 4.7., 4.8.

5. Создание отчетов

5.1. В окне «proba: База данных» выберите режим « Отчет» и нажмите кнопку < Создать>.

5.2. В окне « Новый отчет» с помощью кнопки<?> выберите строку «Таблица1» , выберите «Мастер отчетов « и нажмите кнопку <ОК>

5.3. В окне  «Создание отчетов» за вопрос «Добавить уровни группировки?» нажмите кнопку <Далее>.

5.4. В окне “Создание отчетов” за вопрос “Добавить уровни группировки? Нажмите кнопку <Далее>.

5.5.  Выберите порядок сортировки- по фамилии. Нажмите кнопку <Далее>.

5.6.  Выберите вид макета отчета и ориентацию. Например, табличный, альбомная. Нажмите кнопку <Далее>.

5.7.  Выберите стиль отчета (например, «Строгий») и нажмите кнопку <Далее>.

5.8. Введите заголовок отчета. Например, «Штатное расписание». Установите флажок « О « в строке «Просмотр отчета». Нажмите  кнопку <готово>.

На экране появится отчет в виде таблицы.

Штатное расписание 02 апр. 97

Фамилия

Должность

Оклад

Васильев В.В..

Ст. экономист

1200

Иванов А.А..

Референт

1000

Иванов И.И.

Директор

2000

Петров А.В.

Комендант

700

Петров П.П.

Гл. бухгалтер

1500

Сидоров С.С.

Зам. директора

1400

 

7800

6. Передача данных из Access в Word

 Передачу из Access в Word   можно осуществить двумя способами. Первый из них позволяет вставлять в документ, подготовленный в word, названия полей базы данных, подготовленной в Access, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют «Слияние с MS Word «, и его эффективно использовать при подготовке писем для множественной рассылки.

Второй способ, называемый «Публикация в MS Word», позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.

А. Слияние с MS Word

4.6.1.  Подготовьте базу данных, как описано в пункте 4.2.

4.6.2.  Выберите режим работы <<Таблица>>.

4.6.3.  Выполните команду Сервис/Связи  с Office/Слияние с MS Word, при этом вызывается <<Мастер связи данных>>.

4.6.4. Установите флажок <<Создание нового документа и установка связи с этим документом>> и нажмите кнопку <OK>. При этом запускается  редактор Word. В редакторе  появляется панель инструментов Слияние.

4.6.5. Начните набирать текст документа , например письмо-приглашение. В  том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Поля слияния> на панели инструментов Слияние.

4.6.6.  В появившемся списке полей базы данных выберите нужное и щелкните мышью. Например, выберите поле ФАМИЛИЯ.

4.6.7.  Продолжите набор документа и вставку полей.

4.6.8.  Для просмотра содержимого полей базы данных,расположенных в документе  WORD. Нажмите кнопку<Поля/Данные> на панели инструментов Слияние. В документе на местах, в которые были помещены поля базы данных, появится значение этих полей одной записи.

4.6.9.  Для просмотра следующей (предыдущей) записи нажмите кнопку <Последующее значение>(<Предыдущее значение>) на панели инструментов Слияние.

Б. Публикация в MS WORD.

4.6.10. Подготовьте базу данных и отчет, как описано в пунктах 3.1 и 3.4.

4.6.11. Выберите режим работы «Отчет».

4.6.12. Выполните команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word. Будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в ACCESS.