Запуск системы ACCESS производится после загрузки операционной системы WINDOWS-98 двойным щелчком по пиктограмме “MICROSOFT ACCESS” или с помощью раскрывающихся окон меню WINDOWS XP.
Перед началом работы в системе ACCESS необходимо вывести на экран панели инструментов База данных и Таблица в режиме таблицы. Для вывода этих панелей нужно подать команду Вид/Панели инструментов.
2.1 Создайте файл базы данных с именем proba.mdb. Для этого подайте команду Файл/Создать. В появившемся окне «Создание базы данных» введите полное имя файла (расширение присваивается автоматически) и нажмите <ОК>.
2.2 В окне “proba: База данных” выберите режим “Таблица” и нажмите кнопку <Создать>. В появшемся окне”Создание таблицы” выберите режим “Новая таблица”.
2.3 Заполните таблицу следующими данными:
Имя поля |
Тип данных |
Описание |
Фамилия |
Текстовый |
|
Должность |
Текстовый |
|
Год рождения |
Числовой |
|
оклад |
Денежный |
|
Примечания:
Нажмите кнопку в верхнем левом углу окна «Таблица1: Таблица» и подайте команду Закрыть . На вопрос «Сохранить изменения…?» ответьте «Да». Введите имя таблицы и нажмите кнопку <ОК>. На вопрос “Создать ключевое поле сейчас?” ответьте “Да” .
2.4. Заполните базу данных конкретными данными.
Для этого в окне “proba: База данных» нажмите кнопку <Открыть> и последовательно заполните таблицу следующими данными:
код |
фамилия |
должность |
Год рождения |
Оклад |
1 |
Иванов И.И. |
Директор |
1954 |
2000 |
2 |
Петров П.П. |
Гл_бухгалтер |
1960 |
1500 |
3 |
Сидоров С.С. |
Зам_директора |
1958 |
1400 |
4 |
Васильев В.В. |
Ст_экономист |
1965 |
1200 |
5 |
Иванов А.А. |
Референт |
1960 |
1000 |
6 |
Петров А.В. |
комендант |
1960 |
700 |
Примечание: Ширину столбца можно изменить, поместив курсор в заголовке таблицы на границу между 2 столбцами.
Нажмите кнопку [=] в левом верхнем углу окна и подайте команду Закрыть.
2.5. Для просмотра и корректировки созданной базы данных в окне “proba: База данных» нажмите кнопку «Открыть». В пустую нижнюю строку введите новую запись. Например:
7 |
Алексеев А. И. |
вахтер |
1936 |
300 |
Нажмите кнопку "?" и подайте команду Закрыть.
2.6. Уничтожьте одну из записей в базе данных. Для этого в окне «proba:База данных» нажмите кнопку «О ткрыть», выберите нужную строку и выделите ее, указав на начало этой строки курсором мыши. Далее нажмите клавишу (Delete) и подтвердите намерение кнопкой «Да».
2.7. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями и щелкните по кнопке «А/Я «.
2.8. Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Выделите нужный столбец их подайте команду Записи/ По возрастанию (или по убыванию).
Нажмите кнопку (=) и подайте команду Закрыть.
2.9. Измените структуру базы данных. В окне» proba: База данных» выберите режим « Таблица» и нажмите клавишу (Конструктор). Вставьте пустую строку после строки «Должность».
Для этого выделите строку «Год рождения» и подайте команду Вставка/Поле. Введите запись: Телефон, текстовый. Нажмите кнопку (=) и подайте команду Закрыть. На вопрос «Сохранить?» ответьте «Да».
2.10. Откройте базу данных. Введите номера телефонов в соответствующий столбец. Если номера телефонов отличаются незначительно, можно использовать команды Правка/Копировать и Правка/ Вставить.
В результате таблица базы данных приобретет следующий вид.(табл. 4.3.)
Код |
Фамилия |
Должность |
Телефон |
Год рождения |
Оклад |
1 |
Иванов И. И. |
Директор |
458-07-01 |
1954 |
2000 |
2 |
Петров П.П. |
Гл. бухгалтер |
458-07-02 |
1960 |
1500 |
3 |
Сидоров С.С |
Зам. Директора |
458-07-03 |
1958 |
1400 |
4 |
Васильев В.В |
Ст. экономист |
458-07-04 |
1965 |
1200 |
5 |
Иванов А.А. |
Референт |
458-07-05 |
1960 |
1000 |
6 |
Петров А.В. |
комендант |
458-07-06 |
1960 |
700 |
Нажмите кнопку < = > и подайте команду Закрыть. На вопрос “Сохранить” ответьте “Да”
2.11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку ( например, по фамилиии ). Откройте таблицу базы данных. Выделите столбец с фамилиями. Подайте команду Правка/Найти. Появившееся окно “Поиск” в поле Фамилия опустите за заголовок вниз так, чтобы была видна таблица базы данных. Введите образец для поиска (например, Иванов). Установите условие совпадения (например, поля целиком).
Нажмите кнопку <Найти>. В таблице базы данных выделится фамилия «Иванов И.И.». Нажмите кнопку <Найти далее >. В таблице базы данных выделится фамилия “Иванов А.А.”. Нажмите кнопку <Закрыть>.
2.12. Произведите поиск данных с помощью фильтра . В окне <Таблица> подайте команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр.
Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. В нижней части появившегося окна выделится поле “ Должность”, нажмите кнопку <C> и выберите слово “гл_бухгалтер”. Подайте команду Запись/Применить фильтр. В результате на экране появится часть таблицы , содержащая искомые данные:. Для отказа от фильтра выполните команду Записи/Применить фильтр.
Нажмите кнопку < = > и подайте команду Закрыть.
Главное отличие запроса от поиска состоит в том, что запросы можно сохранять в базе данных и использовать многократно.
А. Создание запроса 1
3.1. Выведите на экран окно «proba: База данных». Выберите режим “Запросы” и нажмите кнопку <OK>
3.2. В появившемся окне «Добавление таблицы» выберите раздел “Таблица1”, нажмите кнопку <Добавить> и затем кнопку <?>.
3.3. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую таблицу базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников . Тогда нужно ввести в нижней части окна “Запрос на выборку “ в 1-ю колонку строки “Поле” cлово “Фамилия”, а во 2-ю колонку-слова “Год рождения”. Для этого нужно нажать кнопку < >, а затем выбрать нужное поле. На панели инструментов нажмите кнопку <Построить>,обозначенную символом “?”.
3.4. В окне “Построитель выражений” переведите курсор на строку с символом “+ Таблица” и нажмите кнопку <OK>. Окно исчезнет.
3.5. Подайте команду Запрос/Запуск. В результате появится окно «Запрос на выборку», содержащее таблицу с запрашиваемыми данными.
3.6. Нажмите кнопку <=> и подайте команду Закрыть. На вопрос “Сохранить?” ответьте “Да” и нажмите кнопку <OK>.
Б. Создание Запроса 2
3.7. Выполните пункты 4.3.1. и 4.3.2.
3.8. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1950г. и получают оклад менее 4000тыс. руб.
3.9.Введите в нижней части окна в 1-ю колонку строки “Поле” слово “Фамилия”.
3.10. Введите во 2-ю колонку в строку “Поле” слова “Год рождения”. В строку “Условия отбора”- условие “>1950”.
3.11. Введите в 3-ю колонку в строку “Поле” слово “Оклад” , а в строку “Условия отбора” – условие “<4000”.
3.12. На панели инструментов нажмите кнопку <Построить>, обозначенную символом “?”.
3.13. В окне “Построитель выражений” переведите курсор на строку с символом “+Таблица” и нажмите кнопку <OK>. Окно исчезнет.
3.14. Подайте команду Запрос/ Запуск .В результате появляется окно «Запрос на выборку», содержащее таблицу с запрашиваемыми данными.
3.15. Нажмите кнопку < = > и подайте команду Закрыть. На вопрос “Сохранить?” ответьте “Да” и нажмите кнопку <OK>.
А. Создание Формы 1
4.1. Пусть потребуется вывести на экран данные, содержащиеся в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по форме “ В один столбец”. В окне «proba: База данных» выберите режим “Форма” и нажмите кнопку <Создать>.
4.2. В окне <Новая форма> с помощью кнопки <С> выведите строку “ Таблица 1”.
4.3. В окне <Новая форма> выберите строку “ Мастер форм”и нажмите кнопку <ОК>.
4.4. В окне <создание формы> выбирайте необходимые поля и нажимайте кнопку “>». Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку <Далее>.
4.5. Выбирите внешний вид формы « в один столбец» и нажмите кнопку <Далее>.
4.6. Выбирите стиль формы. Например, «Глобус», нажмите кнопку <Далее>.
4.7. Введите заголовок создаваемой формы . Например « Список сотрудников» . Нажмите кнопку <Готово> . На экране появится окно с данными по выбранной форме. Для перелистывания данных следует использовать кнопки < ? > и < > в поле «Запись».
4.8. Нажмите кнопку < = > и подайте команду Закрыть. На вопрос «Сохранить?» ответьте «Да» и нажмите кнопку <ОК>.
Форма может использоваться и для ввода новых записей в таблицу.
Б Создание формы 2
4.9. Пусть требуется вывести данные, содержащиеся в заполненной базе данных сразу для всех сотрудников по табличной форме. В окне «proba: База данных» выберите режим «Форма» и нажмите кнопку <Создать>.
4.10. Выполните пункты 4.2. и 4.3.
4.11. В появившемся окне выбирайте необходимые поля и нажимайте кнопку «>». Например, можно выбрать поля: фамилия, должность, телефон, оклад. Нажмите кнопку <Далее> .
4.12. Выберите внешний вид формы «Табличный» и нажмите кнопку <Далее>.
4.13. Выполните пункты 4.6., 4.7., 4.8.
5.1. В окне «proba: База данных» выберите режим « Отчет» и нажмите кнопку < Создать>.
5.2. В окне « Новый отчет» с помощью кнопки<?> выберите строку «Таблица1» , выберите «Мастер отчетов « и нажмите кнопку <ОК>
5.3. В окне «Создание отчетов» за вопрос «Добавить уровни группировки?» нажмите кнопку <Далее>.
5.4. В окне “Создание отчетов” за вопрос “Добавить уровни группировки? Нажмите кнопку <Далее>.
5.5. Выберите порядок сортировки- по фамилии. Нажмите кнопку <Далее>.
5.6. Выберите вид макета отчета и ориентацию. Например, табличный, альбомная. Нажмите кнопку <Далее>.
5.7. Выберите стиль отчета (например, «Строгий») и нажмите кнопку <Далее>.
5.8. Введите заголовок отчета. Например, «Штатное расписание». Установите флажок « О « в строке «Просмотр отчета». Нажмите кнопку <готово>.
На экране появится отчет в виде таблицы.
Штатное расписание 02 апр. 97 |
||
Фамилия |
Должность |
Оклад |
Васильев В.В.. |
Ст. экономист |
1200 |
Иванов А.А.. |
Референт |
1000 |
Иванов И.И. |
Директор |
2000 |
Петров А.В. |
Комендант |
700 |
Петров П.П. |
Гл. бухгалтер |
1500 |
Сидоров С.С. |
Зам. директора |
1400 |
|
7800 |
Передачу из Access в Word можно осуществить двумя способами. Первый из них позволяет вставлять в документ, подготовленный в word, названия полей базы данных, подготовленной в Access, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют «Слияние с MS Word «, и его эффективно использовать при подготовке писем для множественной рассылки.
Второй способ, называемый «Публикация в MS Word», позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.
А. Слияние с MS Word
4.6.1. Подготовьте базу данных, как описано в пункте 4.2.
4.6.2. Выберите режим работы <<Таблица>>.
4.6.3. Выполните команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word, при этом вызывается <<Мастер связи данных>>.
4.6.4. Установите флажок <<Создание нового документа и установка связи с этим документом>> и нажмите кнопку <OK>. При этом запускается редактор Word. В редакторе появляется панель инструментов Слияние.
4.6.5. Начните набирать текст документа , например письмо-приглашение. В том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Поля слияния> на панели инструментов Слияние.
4.6.6. В появившемся списке полей базы данных выберите нужное и щелкните мышью. Например, выберите поле ФАМИЛИЯ.
4.6.7. Продолжите набор документа и вставку полей.
4.6.8. Для просмотра содержимого полей базы данных,расположенных в документе WORD. Нажмите кнопку<Поля/Данные> на панели инструментов Слияние. В документе на местах, в которые были помещены поля базы данных, появится значение этих полей одной записи.
4.6.9. Для просмотра следующей (предыдущей) записи нажмите кнопку <Последующее значение>(<Предыдущее значение>) на панели инструментов Слияние.
Б. Публикация в MS WORD.
4.6.10. Подготовьте базу данных и отчет, как описано в пунктах 3.1 и 3.4.
4.6.11. Выберите режим работы «Отчет».
4.6.12. Выполните команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word. Будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в ACCESS.