Цель урока: познакомить учащихся с основными понятиями электронных таблиц, дать возможность учащимся получить основные навыки пользования электронными таблицами.
Ход урока:
Идеальным средством для решения большого класса задач автоматизации являются программные продукты, называемые «электронные таблицы» - это специальные программы, которые позволяют записывать числа на экране ЭВМ, проводить различные расчеты с ними и быстро производить перерасчеты при изменении данных в таблице.
Программа установки Excel 7.0 помещает команду вызова Excel непосредственно в меню Программы.
Запуск Excel можно осуществить используя меню: Пуск – Программы – Microsoft Excel. Выход из Excel 7.0 используя основное меню осуществляется так: Файл - Выход
Иначе процесс выхода из Excel 7.0 можно выполнить:
Экран Excel содержит следующие основные компоненты (рис. 1):
Каждый из пунктов меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность. Щелчок на любом пункте меню разворачивает список команд выбранного пункта. Работа с меню – один из возможных способов задавать команды Excel.
В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране, Excel предлагает вторичную систему контекстного меню. Контекстные меню предоставляют возможность быстрого доступа к часто используемым для данного объекта в рассматриваемой ситуации командам.
При выполнении щелчка правой кнопкой мыши на пинтограмме, ячейке, выделенной группе ячеек или на встроенном объекте, возле указателя мыши открывается меню с основными функциями, применяемыми в данной ситуации – в контексте.
Команды, входящие в контекстное меню, всегда относятся к активному объекту.
Контекстное меню можно вызвать также с помощью комбинации клавиш Shift+F10.
Панели содержат наиболее часто используемые команды меню. После установки программы на экране присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматированния. Excel включает много других панелей инструментов, которые можно вынести в рабочее окно программы.
При движении вдоль пиктограмм этих панелей указателем мыши, под каждой из них появляется имя инструмента в окне (орудие намеков).
Панели инструментов объединяют функционально близкие пиктограммы: Стандартная – стандартные возможности системы (создание, загрузка, сохранение, печать рабочих папок и др.);
Форматирование – оформление ячеек таблицы;
Запрос и сводная – средства работы с базами данных таблицы;
Диаграмма – инструменты построения диаграмм;
Рисование – элементы схем и иллюстраций;
Мастер подсказок – подсказка, помогающая оптимизировать рабочие шаги пользователя;
Элементы управления – создание стандартных управляющих элементов (меню, кнопок, полос прокрутки …);
Запись макроса – закончить запись последовательности команд, которые автоматически преобразуют Excel в макрокоманду;
Зависимости – анализ связи между ячейками;
Коллективная работа – совместная работа с документами;
Visual Basic – инструменты создания и отладки пользовательских программ на встроенном языке Excel - Visual Basic;
Microsoft – вызов приложений Microsoft для работы в рамках механизма OLE.
Панель формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки.
Поле имени указывает имя или адрес активной ячейки в текущей рабочей книге. Щелчок на стрелке раскроет список, в котором перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активной рабочей книги.
Рабочие таблицы Excel предназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах. Они хранятся в файлах, которые называются рабочими книгами.
Таблицы в Excel состоят из строк, столбцов и листов. Такая структура представляет собой мощное средство для выполнения финансового анализа. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из 16 рабочих листов.
Перемещение между листами:
Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге надо перетащить мышкой его ярлык.
Скопировать лист можно удерживая клавишу CTRL нажатой при перемещении мыши.
Excel располагает до 255 листов, каждый из которых разделен на 256 столбцов и 16384 строк. Столбцы обозначают буквами: A, B, C, …AA,..AZ…,BA…(или цифрами 1,2,3. . . 256). Строки обозначают всегда цифрами. В каждом столбце может помещатся от 0 до 255 символов.
Excel дает возможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов и разных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками и столбцами.
Вся информация заносится в клетки, адреса которых получаются из буквы столбца и номера строки (А9, С16, D29). Текущая клетка обведена утолщенной рамкой – курсором.
Перемещение курсора по листу при помощи клавиш:
Эта строка находиться в нижней части экрана. На ней находится следующая информация:
Калькулятор содержит результат автоматического выполнения некоторой операции приминительно к выделенным ячейкам.
Режим выделения включается клавишей F8 и отображается кодом EXT (ВДЛ). Этот режим имитирует нажатие клавиши Shift + F8 и обозначается как ADD (ДОБ). Он позволяет добавить новые диапазоны ячеек к уже имеющемуся выделению. Отменить эти режимы можно клавишей ESC.
Режимы Caps Lock и Num Lock являются активными, если горят соответствующие индикаторы на малой цифровой клавиатуре. Отмена этих режимов – повторное нажатие соответствующей клавиши.
Кнопка выделения всех ячеек рабочей таблицы выделяет все ячейки активной рабочей таблицы в текущем окне.
Кнопки прокрутки ярлычков листов позволяют прокручивать ярлычки листов во время просмотра.
Рабочая книга может иметь произвольное число листов, у каждого листа есть имя, которое показано на ярлычке листа.
Горизонтальная полоса прокрутки позволяет прокручивать лист по горизонтали.
Вертикальная полоса прокрутки позволяет прокручивать лист по вертикали.
Выделение клеток с помощью мыши:
Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трех типов:
Ячейка текстового типа данных может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.
Ячейка числового типа может содержать числа в диапазоне – 1.67*10 …1, 67*10, при этом количество значимых цифр – на более 15.
Excel предоставляет возможность вводить числа в различном формате. Можно вводить десятичные числа, денежные единицы, проценты и представлять числа в экспоненциальном виде.
Чтобы задать или изменить формат ячейки или выделенных групп ячеек необходимо:
Выбрать в меню Формат ®Ячейки ®Число или нажать Ctrl +1
В появившемся окне форматирования будут выделены названия всех используемых в Excel числовых форматов.
Ячейка типа формула содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значение будет являться результатом вычислений.
Формулы автоматически пересчитывают свои значения, как только один из их аргументов изменен.
Данные вводятся непосредственно в клетку. Для ввода данных в клетку необходимо:
Чтобы отредактировать содержимое клетки нужно:
При редактировании можно использовать клавиши Delete и Backspace для удаления символов и клавишу Insert для управления режима вставки \ замены.
Для удаления содержимого клетки или нескольких выделенных клеток необходимо:
Перемещение данных в другую позицию выполняется следующим образом:
С помощью меню этот же процесс заключается в следующем6
Вставка новых строк в таблицу требует следующих действий:
Замена данных в клетке предусматривает установку курсора в клетку, содержимое которой надо изменить и ввести новые данные.
При редактировании данных формулы автоматически пересчитываются.
Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы.
Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.
Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений.
Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.
Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:
Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:
При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным ( не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.
При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.
При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:
Для автоматического заполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:
Если необходимо задать шаг, отличный от 1, то следует выполнить:
Если при автозаполнении клетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.
При вводе формулы обращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастер функций. Эту же операцию можно выполнить через меню Excel: выбрать в меню Вставка ® Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В левом окне выбрать категорию функции, в правом – саму функцию. Выбрав кнопку шаг > выполнить пошаговую подстановку аргументов. Значение аргумента можно записать вручную, а можно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнув на кнопке Закончить.
Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.
Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.
Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.
Excel предлагает пользователю 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных.
Для построения диаграмм необходимо:
Комбинация клавиш |
Назначение |
<F1> |
Открывает окно справки |
<Shift+F1> |
Представляет контекстно-зависимую справку |
<Alt+F1> |
Создает новую диаграмму |
< Alt+Shift+F1> |
Вставляет новый лист |
< Alt+Ctrl+F1> |
Создает новый лст для макрокоманды MS Excel 4.0 |
<F2> |
Редактирует активную ячейку |
< Shift+F2> |
Позволяет вводить, редактировать и удалять примечание к активной ячейке |
< Ctrl+F2> |
Выводит окно, в котором представлена информация об активной ячейке |
< Alt+F2> |
Открывает диалоговое окно Сохранение документа |
< Alt+Shift+F2> |
Сохраняет активный документ |
< Alt+Ctrl+F2> |
Открывает диалоговое окно Открытие документа |
< Alt+Ctrl+Shift+F2> |
Открывает диалоговое окно Печать |
<F3> |
Открывает диалоговое окно Вставка имени |
< Shift+F3> |
Открывает диалоговое окно Мастер функций |
< Ctrl+F3> |
Открывает диалоговое окно Присвоить имя |
< Ctrl+Shift+F3> |
Открывает диалоговое окно Создать имена |
<F4> |
Повторяет последнее действие или изменяет ссылки на ячейки (абсолютная/относительная) |
< Ctrl+F4> |
Закрывает окно активного документа |
< Alt+F4> |
Закрывает окно приложения |
<F5> |
Открывает диалоговое окно Переход |
< Shift+F5> |
Открывает диалоговое окно Найти |
< Ctrl+F5> |
Восстанавливает предыдущие размеры окна документа |
<F6> |
Переходит на следующее подокно в раздельном окне |
< Shift +F6> |
Переходит на предыдущее подокно в раздельном окне |
< Ctrl+F6> |
Активизирует следующее открытое окно рабочей книги |
< Ctrl+Shift +F6> |
Активизирует предыдущее окно рабочей книги |
<F7> |
Запускает программу проверки орфографии |
< Ctrl+F7> |
Преремещает текущее окно |
<F8> |
Расширяет выделение в таблище |
< Shift +F8> |
Выделяет еще один участок таблицы |
< Ctrl+F8> |
Разрешает изменение размеров текущего окна с помощью клавиш управления курсором |
<F9> |
Пересчитывает всю рабочую книгу |
< Shift +F9> |
Пересчитывает только лист текущей рабочей таблицы |
< Ctrl+F9> |
Минимизирует текущее окно |
<F10> |
Активизирует строку меню |
< Shift +F10> |
Активизирует контекстное меню |
< Ctrl+F10> |
Максимизирует текущее окно |
<F11> |
Создает диаграмму на новом листе |
< Shift +F11> |
Вставляет новый лист |
< Ctrl+F11> |
Вставляет лист макрокоманды MS Excel 4.0 |
<F12> |
Открывает диалоговое окно Сохранение документа |
< Shift +F12> |
Сохраняет активный документ |
< Ctrl+F12> |
Открывает диалоговое окно Открытие докумена |
< Ctrl+ Shift +F12> |
Открывает диалоговое окно Печать |
Сообщения об ошибках возникают в ячейке, если Excel не может вычислить формулу или не может выполнить макрокоманду. Если формула содержит ссылку на пале с ошибкой, то и в текущей ячейке тоже будет отражено сообщение об ошибке. Сообщения об ошибках всегда начинаются с символа #.
#####
Колонка слишком узка для того, чтобы отобразить вычисленное выражение
#DIV\0!
#ДЕЛ\0!
В формуле сделана попытка деления на ноль 0
#N\A!
#H\Д!
Значение не доступно. Это значение можно ввести в ячейку для запрета вычислений с использованием этой ячейки, пока данные для нее не готовы
#Name?
#ИМЯ?
Было использовано имя, которое Excel не распознала, т.е. имя было не указано, удалено, неверно записано или текст был введен в формулу без кавычек и рассматривается как имя.
#NULL!
#Имя!
Было задано пересечение двух областей, которые в таблице не пересекаются. Был применен неверный оператор задания области или неправильно указан адрес.
#NUM!
#ЧИСЛО!
Проблема с числом. В функции был применен неверный аргумент, например SQRT – 1, или результат формулы является слишком большим или слишком маленьким для Excel
#REF!
#ССЫЛКА!
Задана некорректная ссылка на поле.
#VALUE!
#ЗНАЧ!
Был использован неверный тип аргумента или оператора, например, текст стоит там, где должно быть число.