Информатика

Памятка пользовотелю текстового процессора MS Word

Текстовый редактор

1. Общие возможности:
   1. Запуск текстового процессора WORD 7.0 производится из  WINDOWS двойным щелчком мыши по пиктограмме MICROSOFT WORD или с помощью раскрывающихся  окон меню WINDOWS 95 . Общий вид рабочего окна WORD 7.0 показан на рис.2.1.
   2. Открытие сохраненного файла производится командой Файл/Открыть/имя  файла. Имя файла выбирается из Папки или в соответствии с введенным шаблоном. Если файл входит в состав группы из последних 4  сохраненных файлов, то можно вызвать его командой  Файл/имя файла.
   3. Для сохранения последней редакции файла  можно подать команду  Файл/Сохранить как/имя файла или  Файл/Сохранить  или  нажать клавиши  [Ctrl]+[S]
      Для обеспечения автоматического сохранения содержания  документа нужно подать команду Сервис/Параметры/Сохранение, установить флажок [х] в строке  Автосохранение  каждые  и ввести  число минут  (например , 5).
   4. Для выхода из Word нужно подать команду  Файл/Выход. Для  перехода к работе с другим файлом - подать  команду  Файл/Закрыть.
   5. Существуют четыре способа  отображения текста на экране :
      1. режим  «Обычный» (без рамок, разделяющих страницы); вызывается командой  Вид/Обычный или 1-ый слева кнопкой в левом нижнем углу экрана;
      2. режим»Разметка страниц»(вид, подготовленный для печати),вызывается командой Вид/Разметка страницы или второй кнопкой  в левом нижнем углу экрана;
      3. режим «Структура» (используются заголовки различных уровней для организации больших документов); вызывается командой Вид/Структура или третьей слева кнопкой в левом нижнем углу экрана;
      4. режим»Главный документ»(для исправления структуры главного документа и открытия вложенных документов);вызывается командой Вид/Главный документ.
2. Панели инструментов
   1. Координатная линейка.
      1. Вызов панелей (если они отсутствуют) производится командой Вид/Панели инструментов.
         Затем флажками [ V  ] помечаются те панели, которые нужны пользователю для работы. Чаще всего используются  панели Стандартная, Форматирование и Обрамление. Установка флажка[  V  ] Подсказки обеспечивает выдачу  кратких указателей функций для каждой кнопки .
      2. Обычно панель Стандартная содержит 22 кнопки , панель Форматирование-16 кнопок ,а панель Обрамление-9 кнопок. Кнопки дублируют соответствующие команды меню.
      3. На панели инструментов Стандартная имеется кнопка     для ввода непечатаемых  спецсимволов, которые обозначают конец абзаца, знаки табуляции и др. Кнопка дублирует команду Сервис/Параметры/Вид.
      4. Горизонтальная координатная линейка выводится на экран командой Вид/Линейка. Для вывода вертикальной линейки нужно перейти в режим «Разметка страницы».
      5. Размер текстовой части страницы устанавливается после подачи команды Файл/Параметры страницы. В разделе «Размер бумаги» устанавливается ширина и высота листа (стандартный лист формата  А4 имеет размеры  210*297мм). Здесь же определяется ориентация листа (книжная или альбомная ). В разделе «Поля» определяются отступы от краев листа (сверху, снизу, справа, слева ). Параметры страницы фиксируются нажатием кнопки «ОК».
         Другой способ установки размеров текстовой части документа заключается в перетаскивании   соответствующих меток на горизонтальной линейке.
      6. Изменение размеров изображения производится командой Вид/Масштаб или кнопкой на панели инструментов Стандартная. Наиболее подходящие для работы масштабы: 75% и «по ширине страницы».
3. Работа с текстом.
   1. При работе с текстом могут производиться следующие операции:
      • выделение текста;
      • выбор шрифта;
      • выбор размера символов;
      • выбор стиля;
      • форматирование абзацев;
      • центрирование строк (абзацев);
      • разделение страниц;
      • удаление и восстановление строк (абзацев);
      • отмена и восстановление действий;
      • редактирование текста;
      • проверка орфографии.
   2. Чтобы выделить текст, нужно выполнить одну из следующих операций:
      • передвинуть мышь при нажатой левой клавиши мыши (ЛМ);
      • произвести двойной щелчок мыши для выделения слова или тройной щелчок для выделения абзаца;
      • использовать стрелочные клавиши при нажатой клавише (Shift);
      •  установить указатель мыши слева от выделяемой строки (абзаца), а затем произвести одинарный щелчок для выделения абзаца или тройной для выделения всего текста;
      •  выделить весь текст с помощью команды Правка/Выделить все.
   3. Выбор шрифта производится двумя способами:
      • с помощью команды  Формат/Шрифт/Шрифт;
      • с помощью кнопки со стрелкой            (справа от названия шрифта ) на панели  инструментов Форматирование.
   4. Выбор размера символов   производится двумя способами:
      • с помощью команды  Формат/шрифт/Размер;
      • с помощью кнопки со стрелкой          (справа от числа, указывающего размер) на панели инструментов Форматирование.
   5. Выбор стиля шрифта производится двумя способами:
      • с помощью команды  Формат/Шрифт/Начертание;
      • с помощью кнопок панели  Форматирование:»Ж» (полужирный), «К» (курсив), «Ч»(подчеркнутый)
   6. Форматирование абзаца  включает его центрирование или выравнивание по левому или правому краю или по ширине страницы.
   7. Центрирование выделенной строки (абзаца, блока) производится с помощью кнопки «Выровнять по центру « на панели инструментов  Форматирование или клавиш ( Ctrl)+(Е). Выравнивание выделенной строки (абзаца, блока)  по левому краю производится с помощью кнопки  «Выровнять влево» на панели инструментов Форматирование или клавиш(Ctrl)+(L).  Выравнивание выделенной строки (блока) по правому краю производится с помощью  кнопки «Выровнять вправо» на панели инструментов Форматирование или клавиш (Ctrl)+(R). Выравнивание выделенной  строки (абзаца, блока) по  ширине строки, т. е. по левому и правому краю, производится с помощью кнопки на панели инструментов Форматирование или клавиш (Ctrl)+(J). Эти же действия выполняются с помощью команды  Формат/Абзац/Выравнивание.
   8. Разделение страниц  происходит автоматически. Для принудительного жесткого разделения страниц нужно нажать клавиши (Ctrl)+(Enter) или выполнить команду  Вставка/Разрыв/Начать новую страницу.
   9. Для удаления символа или выделенной части текста  используется клавиша (Backspace) или (Delete), а также команда Правка/Удалить.
   10. Для восстановления удаленного текста используется команда Правка/Отменить удаление или кнопка «Отменить удаление» на панели инструментов Стандартная.
   11. Для отмены последнего совершенного действия нужно подать команду Правка/Отменить или нажать кнопку «Отменить» на панели инструментов Стандартная. Для восстановления отмененного действия нужно подать команду Правка/Повторить ввод  или нажать кнопку «Вернуть» на панели инструментов Стандартная.
   12. Редактирование текста включает перемещение и копирование фрагментов текста.
   13. Для перемещения выделенного фрагмента текста нужно вначале подать команду Правка/Вырезать, а затем установить курсор на нужное место и подать команду Правка/Вставить. Вместо этих команд можно использовать кнопки панели инструментов Стандартная (сначала»Удалить в буфер», а  затем «Вставить из буфера»).
   14. Для копирования выделенного фрагмента текста нужно вначале подать команду Правка/Копировать, затем установить курсор на нужное место и подать команду Правка/Вставить. Вместо этих команд можно использовать кнопки панели инструментов Стандартная  (сначала «Копировать в буфере», а затем «Вставить из буфера»).
   15. Для ускоренного выполнения операций вырезания, копирования  и вставки фрагментов текста  можно воспользоваться быстрым меню Word.  После выделения текста нужно нажать правую клавишу мыши и в появившемся диалоговом окне указать на нужную функцию.
   16. Для проверки орфографии нужно подать команду Сервис/Орфография или нажать клавишу (F7) или кнопку «АБВ» на панели инструментов Стандартная.
4. Обрамление текста
   1. Для создания возможностей для выделения текста линиями или рамками  нужно предварительно нажать кнопку «Обрамление» панели инструментов Форматирование. На экране появится панель инструментов Обрамление  (если она отсутствовала).
   2. На панели инструментов Обрамление имеются кнопки:»обрамление сверху»; «обрамление снизу»; «обрамление слева «; «обрамление справа»; «обрамление внутри «; «обрамление снаружи»; «ликвидация обрамления»; а также окна:
      • «Тип линии»;
      • "Узор».
      Чтобы пометить абзац линией или рамкой, нужно выделить его и нажать кнопку панели инструментов.
   3. Для обрамления выделенной части текста и закраски его можно воспользоваться командой Формат/Обрамление и из появившихся окон выбрать нужное.
5. Работа с таблицами
   1. Создание таблицы может быть произведено двумя  способами: командой Таблица/Вставить таблицу или с помощью кнопки «Вставить таблицу» на панели инструментов Стандартная.
   2. После подачи команды Таблица/Вставить таблицу появляется диалоговое окно , в которое нужно ввести число строк и столбцов таблицы и нажать кнопку «ОК». На экране появится сетка таблицы.
   3. После нажатия кнопки «Вставить таблицу» на панели инструментов Стандартная появляется пример таблицы, из которого движением мыши нужно изготовить таблицу с нужным числом строк и столбцов.
   4. Для добавления в таблицу новой строки нужно поместить курсор в строку, над которой вставляется новая, и подать команду Таблица/Вставить строки.
   5. Для  добавления столбца нужно поместить курсор в столбец,  левее которого вставляется новый, и последовательно подать команды Таблица/Выделить столбец и Таблица/Вставить столбцы.
   6. Для удаления строк или столбцов нужно их выделить, а затем подать команду Таблица/Удалить столбцы (строки)  или команду Таблица/Удалить ячейки.
   7. Для удаления ячеек таблицы нужно их выделить, а затем выполнить команду Таблица/Удалить ячейки  и в появившемся диалоговом окне выбрать способ удаления (со сдвигом информации влево или вниз и т. п.).
   8. Для  слияния ячеек нужно их выделить и подать команду Таблица/Объединить ячейки.
   9. Для разделения горизонтальных ячеек нужно их выделить и подать команду Таблица/Разбить ячейки.  Далее в появившемся диалоговом окне нужно ввести число столбцов и нажать кнопку «ОК».
   10. Для добавления в таблицу рамки или сетки нужно выделить таблицу и подать команду Формат/ Обрамление и заливка... В появившемся диалоговом окне нужно указать на изображение рамки или сетки и нажать кнопку «ОК» .
   11. Формат таблицы можно выбрать из имеющихся в Word шаблонов. Для этого необходимо выполнить команды Таблица/Автоформат... и выбрать нужный шаблон.
   12. Для изменения высоты строки  нужно выделить ее и подать команду Таблица/Высота и ширина ячейки. Затем в разделе «Значение» ввести высоту строки и нажать кнопку «ОК».
   13. Для изменения ширины столбца нужно выделить его и подать команду Таблица/Высота и ширина ячейки. Затем в разделе «Ширина столбца» ввести ширину столбца и нажать кнопку «ОК».
   14. Ввод и редактирование данных в таблице производятся двумя способами:
       •  щелкните клавишей мыши в нужной ячейке и начинайте набирать текст;
       •  установите курсор в левую  ячейку строки и нажимайте клавишу (Tab) до тех пор, пока курсор не окажется в нужной ячейке.
   15. Для очистки таблицы(ячейки)нужно выделить ее и нажать клавишу[delete] или подать команду Правка/Удалить.
   16. Для уничтожения таблицы нужно выделить ее вместе с символом’    ’перед таблицей и нажать клавишу[delete] или подать команду Правка/Удалить.
6. Вставка информации в документ. В любое место создаваемого документа можно вставить дополнительную информацию, перечень которой указан в команде Вставка. К такой информации относятся: примечание, символ, дата и время, рисунок, кадр, сноска, другой файл и т.п. Для вставки необходимо установить курсор в нужное место, а затем выбрать пункт меню вставка и выбрать нужную вставку.
   1. Вставка рисунка на место, указанное курсором
      1. Установите курсор на место, куда вы хотите вставить рисунок. Если на этом месте будет текст, то он будет сдвинут вниз.
      2. Подайте команду Вставка/Объект . Появится окно ‘Вставка объекта’.
      3. Передвигаясь по типам объектов, выберите ‘Картинка  Microsoft ClipArt ’. Нажатием кнопки ’ОК’ выберите подходящий рисунок. Он немедленно появится в окне редактирования Word.
      4. Щелкните мышью по рисунку. Появится рамка с 8-ю черными  маленькими  квадратиками-манипуляторами. С их помощью можно передвигать рисунок и изменять его размеры.
   2. Вставка рисунка в кадр(фрейм)
      1. Подайте команду Вставка/Кадр .Курсор превратится в крест.
      2. Поместите его в левый верхний угол создаваемого кадра(фрейма). Движением мыши вправо- вниз при нажатой клавише [лм] постройте прямоугольник.
      3. Подайте команду Вставить/объект и далее выполните п.2.6.3. Рисунок окажется вставленным внутрь кадра(фрейма).
      В отличие от первого способа вставки рисунка при использовании фреймов вокруг рисунка может быть размещен текст.
7. Создание графических изображений
   1. Подайте команду Вставка/кадр и создайте кадр (фрейм) для вставки будущего рисунка.
   2. Подайте команду Вставка/Объект. Появится диалоговое окно ’ Вставка  объекта’.
   3. Выберите тип объекта «Рисунок  Microsoft Word» и нажмите кнопку «ОК». На опустевшем поле редактирования появится прямоугольная рамка с курсором в верхнем левом углу. Используя кнопки панели инструментов Рисование, нарисуйте внутри рамки  схему    алгоритма.    Панель инструментов Рисование  можно вызывать также командой Вид/ Панели инструментов и установить флажок (  V   )   в строке Рисование.
   4. Чтобы нарисовать эллипс, нажмите на кнопку «Овал» на панели инструментов Рисование . Установите курсор в левый угол прямоугольника (в который будет вписываться эллипс) и, нажав клавишу (ЛМ)), движением мыши вправо- вниз постройте эллипс нужных размеров. Отпустите клавишу (ЛМ).
   5. Чтобы нарисовать прямоугольник ,нажмите на кнопку <Прямоугольник> на панели инструментов Рисование. Установите курсор в левый верхний угол рисуемого прямоугольника и, нажав клавишу [ЛМ], движением мыши вправо- вниз постройте прямоугольник нужных размеров.
   6. Внутри прямоугольника проведите две вертикальные линии. Для этого нажмите кнопку , <Линия> на панели инструментов Рисование  и, нажав клавишу [ЛМ], движением мыши вниз проведите отрезок линии нужной длины. Отпустите клавишу (ЛМ).
   7. Скопируйте ранее построенный эллипс. Для этого щелчком мыши вызовите появление вокруг эллипса восьми маркировочных квадратиков и подайте команду Правка/Копировать. Переведите курсор на новое место и подайте команду Правка/Вставить.
   8. Соедините нарисованные элементы отрезками прямых линий, используя кнопку «Линия».Для установления стрелок на концах линий выполните следующие действия: 
      • щелчком мыши активизируйте отрезок линии;
      • нажмите кнопку «Тип линии» на панели инструментов  Рисование ;
      • в появившемся окне укажите на линию со стрелкой и щелкните мышью; на линии появится стрелка;
      • щелчком мыши снимите выделение линии.
8. Печать документа
   1. Для просмотра подготовленного документа нужно подать команду Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку «Предварительный просмотр» на панели инструментов Стандартная
   2. Для подготовки к печати нужно подать команду Файл/Печать, затем установить символ     в окне»»Страницы»» и при необходимости указать номера печатаемых страниц.
   3. После нажатия кнопки»ОК» и некоторой паузы начнется печать страницы документа. Для печати 1-й страницы достаточно нажать кнопку «Печать» панели инструментов Стандартная.