Памятка пользовотелю текстового процессора MS Word
Текстовый редактор
- Общие возможности:
- Запуск текстового процессора WORD 7.0 производится из WINDOWS двойным щелчком мыши по пиктограмме MICROSOFT WORD или с помощью раскрывающихся окон меню WINDOWS 95 . Общий вид рабочего окна WORD 7.0 показан на рис.2.1.
- Открытие сохраненного файла производится командой Файл/Открыть/имя файла. Имя файла выбирается из Папки или в соответствии с введенным шаблоном. Если файл входит в состав группы из последних 4 сохраненных файлов, то можно вызвать его командой Файл/имя файла.
- Для сохранения последней редакции файла можно подать команду Файл/Сохранить как/имя файла или Файл/Сохранить или нажать клавиши [Ctrl]+[S]
Для обеспечения автоматического сохранения содержания документа нужно подать команду Сервис/Параметры/Сохранение, установить флажок [х] в строке Автосохранение каждые и ввести число минут (например , 5).
- Для выхода из Word нужно подать команду Файл/Выход. Для перехода к работе с другим файлом - подать команду Файл/Закрыть.
- Существуют четыре способа отображения текста на экране :
- режим «Обычный» (без рамок, разделяющих страницы); вызывается командой Вид/Обычный или 1-ый слева кнопкой в левом нижнем углу экрана;
- режим»Разметка страниц»(вид, подготовленный для печати),вызывается командой Вид/Разметка страницы или второй кнопкой в левом нижнем углу экрана;
- режим «Структура» (используются заголовки различных уровней для организации больших документов); вызывается командой Вид/Структура или третьей слева кнопкой в левом нижнем углу экрана;
- режим»Главный документ»(для исправления структуры главного документа и открытия вложенных документов);вызывается командой Вид/Главный документ.
- Панели инструментов
- Координатная линейка.
- Вызов панелей (если они отсутствуют) производится командой Вид/Панели инструментов.
Затем флажками [ V ] помечаются те панели, которые нужны пользователю для работы. Чаще всего используются панели Стандартная, Форматирование и Обрамление. Установка флажка[ V ] Подсказки обеспечивает выдачу кратких указателей функций для каждой кнопки .
- Обычно панель Стандартная содержит 22 кнопки , панель Форматирование-16 кнопок ,а панель Обрамление-9 кнопок. Кнопки дублируют соответствующие команды меню.
- На панели инструментов Стандартная имеется кнопка для ввода непечатаемых спецсимволов, которые обозначают конец абзаца, знаки табуляции и др. Кнопка дублирует команду Сервис/Параметры/Вид.
- Горизонтальная координатная линейка выводится на экран командой Вид/Линейка. Для вывода вертикальной линейки нужно перейти в режим «Разметка страницы».
- Размер текстовой части страницы устанавливается после подачи команды Файл/Параметры страницы. В разделе «Размер бумаги» устанавливается ширина и высота листа (стандартный лист формата А4 имеет размеры 210*297мм). Здесь же определяется ориентация листа (книжная или альбомная ). В разделе «Поля» определяются отступы от краев листа (сверху, снизу, справа, слева ). Параметры страницы фиксируются нажатием кнопки «ОК».
Другой способ установки размеров текстовой части документа заключается в перетаскивании соответствующих меток на горизонтальной линейке.
- Изменение размеров изображения производится командой Вид/Масштаб или кнопкой на панели инструментов Стандартная. Наиболее подходящие для работы масштабы: 75% и «по ширине страницы».
- Работа с текстом.
- При работе с текстом могут производиться следующие операции:
- выделение текста;
- выбор шрифта;
- выбор размера символов;
- выбор стиля;
- форматирование абзацев;
- центрирование строк (абзацев);
- разделение страниц;
- удаление и восстановление строк (абзацев);
- отмена и восстановление действий;
- редактирование текста;
- проверка орфографии.
- Чтобы выделить текст, нужно выполнить одну из следующих операций:
- передвинуть мышь при нажатой левой клавиши мыши (ЛМ);
- произвести двойной щелчок мыши для выделения слова или тройной щелчок для выделения абзаца;
- использовать стрелочные клавиши при нажатой клавише (Shift);
- установить указатель мыши слева от выделяемой строки (абзаца), а затем произвести одинарный щелчок для выделения абзаца или тройной для выделения всего текста;
- выделить весь текст с помощью команды Правка/Выделить все.
- Выбор шрифта производится двумя способами:
- с помощью команды Формат/Шрифт/Шрифт;
- с помощью кнопки со стрелкой (справа от названия шрифта ) на панели инструментов Форматирование.
- Выбор размера символов производится двумя способами:
- с помощью команды Формат/шрифт/Размер;
- с помощью кнопки со стрелкой (справа от числа, указывающего размер) на панели инструментов Форматирование.
- Выбор стиля шрифта производится двумя способами:
- с помощью команды Формат/Шрифт/Начертание;
- с помощью кнопок панели Форматирование:»Ж» (полужирный), «К» (курсив), «Ч»(подчеркнутый)
- Форматирование абзаца включает его центрирование или выравнивание по левому или правому краю или по ширине страницы.
- Центрирование выделенной строки (абзаца, блока) производится с помощью кнопки «Выровнять по центру « на панели инструментов Форматирование или клавиш ( Ctrl)+(Е). Выравнивание выделенной строки (абзаца, блока) по левому краю производится с помощью кнопки «Выровнять влево» на панели инструментов Форматирование или клавиш(Ctrl)+(L). Выравнивание выделенной строки (блока) по правому краю производится с помощью кнопки «Выровнять вправо» на панели инструментов Форматирование или клавиш (Ctrl)+(R). Выравнивание выделенной строки (абзаца, блока) по ширине строки, т. е. по левому и правому краю, производится с помощью кнопки на панели инструментов Форматирование или клавиш (Ctrl)+(J). Эти же действия выполняются с помощью команды Формат/Абзац/Выравнивание.
- Разделение страниц происходит автоматически. Для принудительного жесткого разделения страниц нужно нажать клавиши (Ctrl)+(Enter) или выполнить команду Вставка/Разрыв/Начать новую страницу.
- Для удаления символа или выделенной части текста используется клавиша (Backspace) или (Delete), а также команда Правка/Удалить.
- Для восстановления удаленного текста используется команда Правка/Отменить удаление или кнопка «Отменить удаление» на панели инструментов Стандартная.
- Для отмены последнего совершенного действия нужно подать команду Правка/Отменить или нажать кнопку «Отменить» на панели инструментов Стандартная. Для восстановления отмененного действия нужно подать команду Правка/Повторить ввод или нажать кнопку «Вернуть» на панели инструментов Стандартная.
- Редактирование текста включает перемещение и копирование фрагментов текста.
- Для перемещения выделенного фрагмента текста нужно вначале подать команду Правка/Вырезать, а затем установить курсор на нужное место и подать команду Правка/Вставить. Вместо этих команд можно использовать кнопки панели инструментов Стандартная (сначала»Удалить в буфер», а затем «Вставить из буфера»).
- Для копирования выделенного фрагмента текста нужно вначале подать команду Правка/Копировать, затем установить курсор на нужное место и подать команду Правка/Вставить. Вместо этих команд можно использовать кнопки панели инструментов Стандартная (сначала «Копировать в буфере», а затем «Вставить из буфера»).
- Для ускоренного выполнения операций вырезания, копирования и вставки фрагментов текста можно воспользоваться быстрым меню Word. После выделения текста нужно нажать правую клавишу мыши и в появившемся диалоговом окне указать на нужную функцию.
- Для проверки орфографии нужно подать команду Сервис/Орфография или нажать клавишу (F7) или кнопку «АБВ» на панели инструментов Стандартная.
- Обрамление текста
- Для создания возможностей для выделения текста линиями или рамками нужно предварительно нажать кнопку «Обрамление» панели инструментов Форматирование. На экране появится панель инструментов Обрамление (если она отсутствовала).
- На панели инструментов Обрамление имеются кнопки:»обрамление сверху»; «обрамление снизу»; «обрамление слева «; «обрамление справа»; «обрамление внутри «; «обрамление снаружи»; «ликвидация обрамления»; а также окна:
Чтобы пометить абзац линией или рамкой, нужно выделить его и нажать кнопку панели инструментов.
- Для обрамления выделенной части текста и закраски его можно воспользоваться командой Формат/Обрамление и из появившихся окон выбрать нужное.
- Работа с таблицами
- Создание таблицы может быть произведено двумя способами: командой Таблица/Вставить таблицу или с помощью кнопки «Вставить таблицу» на панели инструментов Стандартная.
- После подачи команды Таблица/Вставить таблицу появляется диалоговое окно , в которое нужно ввести число строк и столбцов таблицы и нажать кнопку «ОК». На экране появится сетка таблицы.
- После нажатия кнопки «Вставить таблицу» на панели инструментов Стандартная появляется пример таблицы, из которого движением мыши нужно изготовить таблицу с нужным числом строк и столбцов.
- Для добавления в таблицу новой строки нужно поместить курсор в строку, над которой вставляется новая, и подать команду Таблица/Вставить строки.
- Для добавления столбца нужно поместить курсор в столбец, левее которого вставляется новый, и последовательно подать команды Таблица/Выделить столбец и Таблица/Вставить столбцы.
- Для удаления строк или столбцов нужно их выделить, а затем подать команду Таблица/Удалить столбцы (строки) или команду Таблица/Удалить ячейки.
- Для удаления ячеек таблицы нужно их выделить, а затем выполнить команду Таблица/Удалить ячейки и в появившемся диалоговом окне выбрать способ удаления (со сдвигом информации влево или вниз и т. п.).
- Для слияния ячеек нужно их выделить и подать команду Таблица/Объединить ячейки.
- Для разделения горизонтальных ячеек нужно их выделить и подать команду Таблица/Разбить ячейки. Далее в появившемся диалоговом окне нужно ввести число столбцов и нажать кнопку «ОК».
- Для добавления в таблицу рамки или сетки нужно выделить таблицу и подать команду Формат/ Обрамление и заливка... В появившемся диалоговом окне нужно указать на изображение рамки или сетки и нажать кнопку «ОК» .
- Формат таблицы можно выбрать из имеющихся в Word шаблонов. Для этого необходимо выполнить команды Таблица/Автоформат... и выбрать нужный шаблон.
- Для изменения высоты строки нужно выделить ее и подать команду Таблица/Высота и ширина ячейки. Затем в разделе «Значение» ввести высоту строки и нажать кнопку «ОК».
- Для изменения ширины столбца нужно выделить его и подать команду Таблица/Высота и ширина ячейки. Затем в разделе «Ширина столбца» ввести ширину столбца и нажать кнопку «ОК».
- Ввод и редактирование данных в таблице производятся двумя способами:
- щелкните клавишей мыши в нужной ячейке и начинайте набирать текст;
- установите курсор в левую ячейку строки и нажимайте клавишу (Tab) до тех пор, пока курсор не окажется в нужной ячейке.
- Для очистки таблицы(ячейки)нужно выделить ее и нажать клавишу[delete] или подать команду Правка/Удалить.
- Для уничтожения таблицы нужно выделить ее вместе с символом’ ’перед таблицей и нажать клавишу[delete] или подать команду Правка/Удалить.
- Вставка информации в документ. В любое место создаваемого документа можно вставить дополнительную информацию, перечень которой указан в команде Вставка. К такой информации относятся: примечание, символ, дата и время, рисунок, кадр, сноска, другой файл и т.п. Для вставки необходимо установить курсор в нужное место, а затем выбрать пункт меню вставка и выбрать нужную вставку.
- Вставка рисунка на место, указанное курсором
- Установите курсор на место, куда вы хотите вставить рисунок. Если на этом месте будет текст, то он будет сдвинут вниз.
- Подайте команду Вставка/Объект . Появится окно ‘Вставка объекта’.
- Передвигаясь по типам объектов, выберите ‘Картинка Microsoft ClipArt ’. Нажатием кнопки ’ОК’ выберите подходящий рисунок. Он немедленно появится в окне редактирования Word.
- Щелкните мышью по рисунку. Появится рамка с 8-ю черными маленькими квадратиками-манипуляторами. С их помощью можно передвигать рисунок и изменять его размеры.
- Вставка рисунка в кадр(фрейм)
- Подайте команду Вставка/Кадр .Курсор превратится в крест.
- Поместите его в левый верхний угол создаваемого кадра(фрейма). Движением мыши вправо- вниз при нажатой клавише [лм] постройте прямоугольник.
- Подайте команду Вставить/объект и далее выполните п.2.6.3. Рисунок окажется вставленным внутрь кадра(фрейма).
В отличие от первого способа вставки рисунка при использовании фреймов вокруг рисунка может быть размещен текст.
- Создание графических изображений
- Подайте команду Вставка/кадр и создайте кадр (фрейм) для вставки будущего рисунка.
- Подайте команду Вставка/Объект. Появится диалоговое окно ’ Вставка объекта’.
- Выберите тип объекта «Рисунок Microsoft Word» и нажмите кнопку «ОК». На опустевшем поле редактирования появится прямоугольная рамка с курсором в верхнем левом углу. Используя кнопки панели инструментов Рисование, нарисуйте внутри рамки схему алгоритма. Панель инструментов Рисование можно вызывать также командой Вид/ Панели инструментов и установить флажок ( V ) в строке Рисование.
- Чтобы нарисовать эллипс, нажмите на кнопку «Овал» на панели инструментов Рисование . Установите курсор в левый угол прямоугольника (в который будет вписываться эллипс) и, нажав клавишу (ЛМ)), движением мыши вправо- вниз постройте эллипс нужных размеров. Отпустите клавишу (ЛМ).
- Чтобы нарисовать прямоугольник ,нажмите на кнопку <Прямоугольник> на панели инструментов Рисование. Установите курсор в левый верхний угол рисуемого прямоугольника и, нажав клавишу [ЛМ], движением мыши вправо- вниз постройте прямоугольник нужных размеров.
- Внутри прямоугольника проведите две вертикальные линии. Для этого нажмите кнопку , <Линия> на панели инструментов Рисование и, нажав клавишу [ЛМ], движением мыши вниз проведите отрезок линии нужной длины. Отпустите клавишу (ЛМ).
- Скопируйте ранее построенный эллипс. Для этого щелчком мыши вызовите появление вокруг эллипса восьми маркировочных квадратиков и подайте команду Правка/Копировать. Переведите курсор на новое место и подайте команду Правка/Вставить.
- Соедините нарисованные элементы отрезками прямых линий, используя кнопку «Линия».Для установления стрелок на концах линий выполните следующие действия:
- щелчком мыши активизируйте отрезок линии;
- нажмите кнопку «Тип линии» на панели инструментов Рисование ;
- в появившемся окне укажите на линию со стрелкой и щелкните мышью; на линии появится стрелка;
- щелчком мыши снимите выделение линии.
- Печать документа
- Для просмотра подготовленного документа нужно подать команду Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку «Предварительный просмотр» на панели инструментов Стандартная
- Для подготовки к печати нужно подать команду Файл/Печать, затем установить символ в окне»»Страницы»» и при необходимости указать номера печатаемых страниц.
- После нажатия кнопки»ОК» и некоторой паузы начнется печать страницы документа. Для печати 1-й страницы достаточно нажать кнопку «Печать» панели инструментов Стандартная.